Führung von hybriden Teams – es geht um mehr als Office vs. Homeoffice

Jeden Monat stellen wir ein herausragendes Mitglied der HRM-Experts Group vor. Die Unternehmensberaterin des Monats Juni ist Frau Anna Wolfmayr, MSc CMC. Sie informiert Sie zum Thema „Führung von hybriden Teams“.

Eine hybride Arbeitsform, bestehend aus einer Kombination von Remote-Office, Home-Office und dem traditionellen Bürosetting, hat sich mittlerweile als gängige Praxis etabliert. Die Herausforderung dabei: Zu viele Online-Meetings und unstrukturierte, unvorhersehbare Benachrichtigungen wirken sich negativ auf Produktivität und Innovation aus; und da nie alle gemeinsam im Office sind, nimmt das Zugehörigkeitsgefühl ab, die Kommunikation leidet und das Vertrauen schwindet.

Führungskräfte brauchen Unterstützung, um diese Herausforderungen zu bewältigen und gemeinsam mit ihren Mitarbeiter:innen ihre Ziele zu erreichen, ein gegenseitiges Vertrauen aufzubauen und eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Führungskräfte in hybriden Arbeitsumgebungen müssen die hybride Führung verstehen und anwenden. Sie legen den Grundstein für Vertrauensaufbau und Glaubwürdigkeit. Sie knüpfen zwischenmenschliche Verbindungen im physischen und virtuellen Büro. Sie unterstützen, führen und positionieren ihre Teammitglieder richtig. Feedback, Anerkennung und das Erreichen von Zielen sind dabei essenziell. Die "multi-modale" Arbeitsweise mit verschiedenen Standorten und synchroner sowie asynchroner Arbeit ist eine Herausforderung und erfordert sorgfältige Planung.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Arbeit in einer hybriden Umgebung besteht darin, effizientere Arbeits- und Meeting-Prozesse zu schaffen, um die Anzahl der Meetings zu reduzieren und die Qualität der Meetings, die wir abhalten, zu verbessern. Es geht darum, eine solide Infrastruktur, ein durchdachtes Design und eine effektive Moderation zu kombinieren.

Ein bewusster Umgang mit unserer Zeit ist entscheidend. Durch die Überlegung, ob das Meeting wirklich notwendig ist oder ob bestimmte Aufgaben auch asynchron erledigt werden können, wie zum Beispiel Brainstorming, Umfragen sowie Entscheidungsfindung oder Status-Updates, lässt sich die Anzahl der Meetings reduzieren. Effektive Meetings zeichnen sich durch klare Zwecke aus, bei denen genau festgelegt wird, warum das Meeting stattfindet. Entscheidend ist, die richtigen Teilnehmer:innen einzuladen, eine Meeting-Agenda zu erstellen und die Meetings pünktlich zu starten und zum vereinbarten Zeitpunkt zu beenden. Eine Faustregel besagt, alle 45 bis 60 Minuten eine 5- bis 15-minütige Pause einzulegen. Diese Pausen sorgen laut Forschungsergebnisse des Microsoft Human Factors Lab für weniger Erschöpfung am Ende des Tages.

Häufiges E-Mail-Checken und Abrufen von anderen mobilen Messaging-Dienste sind hinderlich für konzentriertes und fokussiertes Arbeiten. Zudem führt der ständige Wechsel des Kontextes zu Erschöpfung. Das bewusste Festlegen von Response-Zeiten verhindert mögliche Missverständnisse oder Verzögerungen und fördert Verlässlichkeit und Transparenz in der Arbeitsbeziehung.

Der Schlüssel zu erfolgreicher hybrider Arbeit liegt darin, Systeme und Workflows zu schaffen, die die Anzahl der unstrukturierten und unvorhergesehenen Benachrichtigungen untereinander reduzieren. Dies beginnt bei jedem Einzelnen mit der Frage, welche Maßnahmen reduzieren die Anzahl der eigenen versandten E-Mails und welche Prozesse lassen sich automatisieren. Indem wir die Kommunikation besser strukturieren, können wir unsere Produktivität steigern, während wir gleichzeitig Raum für konzentriertes Arbeiten und persönliche Erholung schaffen.

In hybriden Teams sind klare Strukturen und effektive Kommunikation neben eindeutigen Zielen, Rollen und Prozessen entscheidend. Eine bewährte Methode dafür ist die Team-Vereinbarung. Sie umfasst verschiedene Kategorien wie die gemeinsamen Werte, Information, Kommunikation, Zusammenarbeit und Well-being. Bei der Erstellung einer Team-Vereinbarung stellen sich einige entscheidende Fragen. Welche Informationen teilen wir und machen wir für andere zugänglich? Wie und wann kommunizieren wir miteinander? Wie wissen wir, was ein anderer tut? Und nicht zuletzt, wie achten wir auf unser eigenes Wohlbefinden und kümmern uns um das Wohlbefinden aller Teammitglieder, um eine gesunde Work-Life-Balance zu gewährleisten? Dadurch können klare Erwartungen definiert und kommuniziert werden, um eine erfolgreiche und harmonische Zusammenarbeit im hybriden Team sicherzustellen.

In hybriden Teams fehlen uns die informellen sozialen Interaktionen, die im Büro stattfinden. Das erreichen wir durch Aufmerksamkeit, soziale Kontakte im Alltag und geplante unstrukturierte Zeit, da wir uns virtuell nie zufällig über den Weg laufen. Teambuilding sollte nicht dem Zufall überlassen werden.

Im hybriden Umfeld ist es wichtig, verschiedene Kommunikationsformen zu beherrschen und kreative Wege zur Verbindung von virtuellen und in Präsenz Teamaktivitäten zu finden. Führungskräfte sollen sich regelmäßig melden und die Stimmung im Team überprüfen und sich darum kümmern. Die Anpassung an die veränderten Arbeitsbedingungen erfordert die Weiterentwicklung unserer Teamgewohnheiten. Ein wesentlicher Grundstein liegt darin, die Bedürfnisse der Teammitglieder zu verstehen, was sie brauchen, um sich dem Team verbunden zu fühlen. Indem wir darauf eingehen, schaffen wir eine solide Basis für eine starke und produktive Zusammenarbeit.

Vertrauen ist der Klebstoff, der Unternehmen zusammenhält und effektive Arbeit ermöglicht, insbesondere in einer hybriden Arbeitswelt. Weniger Interaktion der Team-Mitglieder durch die physische Distanz und zeitliche Flexibilität im Office erschwert diesen Beziehungsaufbau. Zusätzlich ist die nonverbale Kommunikation, wie Körpersprache und Mimik für die Einschätzung von Vertrauenswürdigkeit in virtuellen Meetings und Kommunikationstools oft begrenzt oder fehlt ganz. Durch klare Kommunikation, regelmäßigen Austausch, transparente Entscheidungsprozesse und das Einhalten von Vereinbarungen können wir das Vertrauen stärken und eine positive Arbeitskultur fördern.

Es gibt keinen einheitlichen Erfolgsplan für hybride Teams. Erfolg entsteht durch kontinuierliche Experimente, Verbesserungen und Anpassungen. Täglich werden neue Verfahren und Werkzeuge entwickelt. Wichtig ist, experimentierfreudig zu sein, gemeinsam zu lernen und Feedback-Schleifen einzubauen. Hybride Arbeit erfordert einen Kulturwandel.

Eine Zusammenarbeit mit externen Expert:innen wird dabei wärmstens empfohlen! Hier finden Sie schnell und einfach professionelle Berater:innen, die Sie gerne unterstützen.

Verfasserin: Anna Wolfmayr