Bisher konnten Unternehmer in der EU die Kleinunternehmerregelung nur im eigenen Ansässigkeitsstaat nutzen. Ab 2025 wird erstmals eine grenzüberschreitende Kleinunternehmerbefreiung eingeführt, um Unternehmen und Beschäftigte zu entlasten, Rechtssicherheit zu schaffen und EU-Vorgaben umzusetzen.

Künftig können Unternehmer, die ihr Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat betreiben, die Kleinunternehmerbefreiung in Österreich nutzen. Umgekehrt können auch in Österreich ansässige Unternehmer die Kleinunternehmerbefreiung in anderen EU-Ländern in Anspruch nehmen. Unternehmer aus Drittstaaten sind von der Neuregelung nicht umfasst.

Um die grenzüberschreitende Kleinunternehmerbefreiung nutzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der unionsweite Jahresumsatz darf im Vorjahr und im laufenden Jahr € 100.000,– nicht überschreiten.
• Die Umsätze im Mitgliedstaat, in dem die Befreiung gelten soll, dürfen die dort festgelegte Kleinunternehmergrenze nicht überschreiten (für Österreich € 55.000,–)
• Der Antrag auf Befreiung in einem anderen EU-Mitgliedstaat muss im Ansässigkeitsstaat gestellt werden (Details im nächsten Abschnitt).

Ein Unternehmer, der sein Unternehmen in Österreich betreibt und in einem anderen EU-Mitgliedstaat als Kleinunternehmer gelten möchte, darf die entsprechenden Schwellenwerte (siehe oben) nicht überschreiten und muss die Befreiung für den jeweiligen EU-Mitgliedstaat beantragen.

Die Befreiung in anderen EU-Mitgliedstaaten kann unabhängig davon beantragt werden, ob die nationale Kleinunternehmerbefreiung in Österreich anwendbar ist.

Der Antrag wird über FinanzOnline (Rubrik „Externe Verfahren/Links“) abgewickelt. Nach der Anmeldung im „Portal für die EU-Sonderregelung für Unternehmer“ muss eine Vorabmitteilung eingereicht werden. In dieser wird angegeben, in welchen EU-Mitgliedstaaten die Kleinunternehmereigenschaft gelten soll.

Nach der Vorabmitteilung bestätigen die angegebenen EU-Mitgliedstaaten die Mitteilung. Anschließend vergibt die österreichische Finanzverwaltung in der Regel innerhalb von 35 Tagen eine spezielle Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, die mit dem Suffix „EX“ gekennzeichnet ist.

Sobald die Identifikationsnummer vergeben wurde, sind die Umsätze in den anderen EU-Mitgliedstaaten steuerfrei, solange
die allgemeinen Voraussetzungen erfüllt sind, insbesondere die Schwellenwerte nicht überschritten werden.

Ändern sich die in der Vorabmitteilung angegebenen Daten, wie beispielsweise die Mitgliedstaaten, in denen der Unternehmer die Steuerbefreiung in Anspruch nehmen möchte oder nicht mehr in Anspruch nehmen will, müssen diese Änderungen im „Portal für die EU-Sonderregelung für Unternehmer“ gemeldet werden.

Ab der Vergabe der Identifikationsnummer muss quartalsweise eine Meldung über FinanzOnline eingereicht werden. Darin sind alle Umsätze innerhalb der EU und in Österreich anzugeben. Die Meldung muss innerhalb eines Monats nach Quartalsende erfolgen und unterscheidet sich damit vom Abgabetermin der Umsatzsteuervoranmeldung. Ziel der Meldung ist die Überprüfung, ob der unionsweite Schwellenwert überschritten wird.

Wird der unionsweite Schwellenwert überschritten, muss dies innerhalb von 15 Werktagen gemeldet werden. Dabei ist auch der Betrag der Lieferungen und Leistungen anzugeben, die seit Beginn des laufenden Quartals bis zum Zeitpunkt des Überschreitens erbracht wurden.

Die Kleinunternehmerbefreiung in anderen EU-Mitgliedstaaten entfällt, wenn:

• mitgeteilt wird, dass die EU-Kleinunternehmerregelung nicht mehr genutzt werden soll,
• der unionsweite Schwellenwert überschritten wird oder kein EU-Mitgliedstaat die Anwendbarkeit der Befreiung bestätigt,
• die unternehmerische Tätigkeit eingestellt wird.

Wird mitgeteilt, dass die EU-Kleinunternehmerregelung nicht mehr genutzt wird, tritt die Beendigung ab dem ersten Tag des nächsten Quartals nach Eingang der Mitteilung in Kraft. Erfolgt die Mitteilung jedoch im letzten Monat eines Quartals, wird die Beendigung erst mit Beginn des zweiten Monats des folgenden Quartals wirksam.

Wird der unionsweite Schwellenwert überschritten oder die unternehmerische Tätigkeit eingestellt, endet die EU-Kleinunternehmerregelung ab diesem Zeitpunkt. Eine Toleranzregelung gibt es nicht, allerdings werden bisher steuerfreie Umsätze nicht rückwirkend steuerpflichtig.

Nach Beendigung oder Ausschluss der EU-Kleinunternehmerregelung unterliegen die Umsätze in den jeweiligen EU-Mitgliedstaaten wieder den allgemeinen Umsatzsteuerregeln.

Bislang mussten Kleinunternehmer aus anderen EU-Mitgliedstaaten für ihre Umsätze in Österreich Umsatzsteuer abführen. Dies führte zu einer Ungleichbehandlung und Wettbewerbsnachteilen gegenüber österreichischen Kleinunternehmern. Mit der Neuregelung können nun auch Unternehmer aus anderen EU-Ländern die Kleinunternehmerbefreiung in Österreich
nutzen.

Die zuvor erläuterten Regelungsinhalte gelten sinngemäß in den jeweiligen EU-Mitgliedstaaten, weshalb hier auf eine wiederholte Darstellung verzichtet wird. Gesondert ist jedoch darauf hinzuweisen, dass im Falle des Unterbleibens der Quartalsmeldungen Österreich die Umsatzsteuer für inländische Umsätze festsetzen wird.