Monat für Monat fließt Geld aus dem Unternehmen ab: für E-Mail, Cloudspeicher, Office, Kommunikation, Projekttools und mittlerweile auch für KI-Anwendungen. Jeder einzelne Betrag wirkt überschaubar. In Summe entsteht jedoch ein fixer Kostenblock, der kaum hinterfragt wird. Hochgerechnet auf Europa sprechen wir von Milliardenbeträgen, die Jahr für Jahr aus dem eigenen Wirtschaftskreislauf abfließen. Geld, das im Betrieb fehlt. Geld, das in der Region fehlt.

Eine Umfrage der Bundessparte Information & Consulting zum Thema Digitale Souveränität unterstreicht die Dringlichkeit des Themas: 32 % der befragten Unternehmen der Sparte Information und Consulting sehen eine sehr starke Abhängigkeit ihres Unternehmens von nicht-europäischen IT-Dienstleistern, 28 % eine eher starke. (Quelle: KMU Forschung Austria).

In der Praxis zeigt sich ein klares Muster: Ein Betrieb nutzt zum Beispiel mehrere Cloud-Dienste parallel, für Dateien, Kommunikation, Angebote, Projekte und interne Abläufe. Jede einzelne Lösung erfüllt ihren Zweck. In Summe entstehen jedoch laufende Fixkosten, unklare Datenstrukturen und Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern. Hinzu kommt: Diese Kosten werden selten aktiv entschieden – sie „laufen einfach mit“. 

Digitalisierung hat zwar die IT vereinfacht, aber die Abhängigkeiten massiv erhöht:

• Daten liegen verteilt in verschiedenen Systemen
• Prozesse sind an einzelne Anbieter gekoppelt
• Ein Wechsel wird mit der Zeit immer aufwendiger

Was als praktische Lösung beginnt, entwickelt sich schrittweise zu einer Struktur, die schwer zu verändern ist. Unternehmen finanzieren also Systeme, auf die sie immer weniger Einfluss haben.
Dieses Strukturproblem, bei dem Informationen zwischen Systemen übertragen werden und Mitarbeiter:innen parallel in verschiedenen Umgebungen arbeiten müssen, kostet außerdem Zeit, erzeugt Fehler und reduziert die Effizienz.

Der größte Hebel liegt daher nicht in neuen Tools, sondern in klarer Struktur. 

Erste Schritte dafür können folgende sein:

• Bestehende Systeme sichtbar machen.
• Daten zentralisieren und bereinigen.
• Unnötige Lösungen reduzieren.

IT ist längst nicht mehr nur ein Werkzeug, sondern Teil der unternehmerischen Substanz. Wer zentrale Prozesse, Daten und Kommunikation vollständig auslagert, gibt auch einen Teil der Kontrolle ab. Das zeigt sich besonders bei Preisänderungen, die nicht beeinflussbar sind, bei Änderungen von Funktionen oder steigenden Abhängigkeiten über die Jahre. Wer hier keine Alternativen vorweist, besitzt im Ernstfall wenig Handlungsspielraum. 

Mit dem zunehmenden Einsatz von künstlicher Intelligenz bekommt das Thema eine neue Dimension. Viele Mitarbeitende nutzen bereits KI-Tools im Alltag – oft ohne klare Regeln. Dabei werden Inhalte wie Angebote und Kalkulationen, interne Dokumente oder Kundeninformationen verarbeitet. Das heißt, für Unternehmen entsteht damit ein neues Risiko: Daten verlassen den Betrieb, ohne dass klar ist, wie sie weiterverarbeitet werden. Umso wichtiger werden klare Richtlinien für den Einsatz, eine bewusste Auswahl der Systeme und eine strukturierte Datenbasis im eigenen Unternehmen.

Der Begriff „digitale Souveränität“ wird in diesem Zusammenhang oft abstrakt diskutiert. Digitale Souveränität bedeutet, dass Staaten, Organisationen, Unternehmen und Einzelpersonen ihre digitalen Systeme, Daten und Technologien selbstbestimmt nutzen, steuern und weiterentwickeln können. Im Kern geht es darum, unabhängig handlungsfähig zu bleiben, sensible Daten unter eigener Kontrolle zu halten und digitale Entwicklungen nach den eigenen rechtlichen, wirtschaftlichen und strategischen Zielen zu gestalten.

Für Betriebe lässt er sich einfach übersetzen:

Wissen Sie, wo Ihre Daten liegen?

• Haben Sie einen klaren Überblick über Ihre laufenden IT-Kosten?
• Können Sie Systeme wechseln, wenn es notwendig wird?
• Oder sind Sie bereits stärker gebunden, als Ihnen bewusst ist?

Für mehr als 90% der befragten Unternehmen sind die Datenhoheit, die Cybersicherheit und Resilienz sowie die digitalen Kompetenzen für die digitale Souveränität des eigenen Unternehmens von besonders großer Bedeutung.

Eine vollständige Umstellung ist selten notwendig, und oft auch nicht sinnvoll. Erfolgreiche Betriebe gehen pragmatisch vor:

• Analyse der bestehenden Kosten und Systeme
• Strukturierung der Daten
• Schrittweise Optimierung einzelner Bereiche
• Gezielte Ergänzung durch passende Lösungen

Dabei können auch europäische oder regional betreute Systeme eine Rolle spielen – nicht als Ersatz für alles, sondern als bewusste Entscheidung in einzelnen Bereichen. Denn: IT-Ausgaben sind ein wesentlicher Teil der betrieblichen Wertschöpfung und ein großer Teil dieser Ausgaben fließt aktuell automatisch an internationale Anbieter ab. Für den einzelnen Betrieb wirkt das gering – in der Summe entsteht jedoch ein massiver Kapitalabfluss. Was hier verloren geht, ist mehr als nur Geld. Auch das Know-how wandert ab, Abhängigkeiten wachsen und der Gestaltungsspielraum geht verloren. Es macht einen Unterschied, ob IT-Kosten im eigenen Wirtschaftsraum bleiben – oder dauerhaft abfließen.

Die Umfrage zeigt: Für mehr als 80 % der befragten Unternehmen ist eine fundierte rechtliche Regelung und Kontrolle sowie eine technologische Unabhängigkeit sehr bzw. eher wichtig. Rund drei Viertel sagen zudem aus, dass es für sich wichtig ist, dass der Anbieter einer Cloud, Rechenleistung oder eines Speichers in Österreich bzw. der EU ansässig ist.

Die meisten IT-Kosten entstehen nicht durch einzelne große Entscheidungen – sondern durch viele kleine, die nie hinterfragt wurden. Wer seine Systeme regelmäßig überprüft, gewinnt mehr Transparenz, mehr Kontrolle und oft auch spürbar geringere Kosten. 
Digitalisierung bedeutet heute nicht mehr nur Effizienz – sondern auch bewusste Entscheidung über Kosten, Daten und Abhängigkeiten. Oder anders gesagt: Nicht die beste Software gewinnt – sondern die, die zum eigenen Betrieb passt und unter Kontrolle bleibt.

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